Hoạt động đội nhóm đã không còn gì xa lạ với các tổ chức từ giáo dục cho đến doanh nghiệp. Tuy nhiên làm thế nào để xây dựng đội nhóm và làm cho đội nhóm hoạt động hiệu quả thì không phải ai cũng biết. Vì vậy GreenHand gửi đến bạn 5 nguyên tắc xây dựng đội nhóm hiệu quả ngay sau đây.
1. Xây dựng mục tiêu, nguyên tắc là bước đầu để xây dựng đội nhóm hiệu quả
Bất cứ cá nhân hay tổ chức nào trước khi tiến hành làm việc cũng cần đặt ra mục tiêu. Bởi vì nếu không có mục tiêu chẳng khác nào đi mà không biết đích đến. Mục tiêu sẽ là kim chỉ nam và là cơ sở để xây dựng kế hoạch, lựa chọn nhân sự phù hợp, giúp đội nhóm gắn kết và hoạt động hiệu quả hơn.
Bên cạnh mục tiêu, các nguyên tắc cũng là yếu tố cần có để giúp các cá nhân trong nhóm có kỷ luật, có tính tự giác hơn trong quá trình làm, đảm bảo được tiến độ và chất lượng đầu ra. Đặt ra các mục tiêu và nguyên tắc hoạt động nhóm chính là nền tảng để nhóm thực hiện hiệu quả công việc và đi đến quyết định có sự thống nhất cách dễ dàng.
2. Phân chia công việc theo thế mạnh để xây dựng đội nhóm hiệu quả
Đội nhóm chắc chắn sẽ được xây dựng từ nhiều cá nhân khác nhau, vì vậy tính cách, năng lực của mỗi thành viên cũng sẽ khác biệt. Muốn xây dựng đội nhóm hiệu quả thì không thể bỏ qua bước tìm hiểu về tính cách, về năng lực của các thành viên để có cơ sở thấu hiểu, phân chia công việc phù hợp với thế mạnh để có sự chuyên môn hóa cao, đạt được chất lượng công việc tốt nhất.
Bạn có thể khai thác điều này từ nhiều nguồn khác nhau như: thông qua hồ sơ, những biểu hiện, hành vi thực tế, nhận xét từ các thành viên khác trong đội nhóm hiện tại và trước đó… Hãy tổng hợp khách quan để nhìn nhận đánh giá đúng nhất về năng lực, sở trường của từng thành viên.
3. Lắng nghe và chia sẻ giúp xây dựng đội nhóm hiệu quả
Đội nhóm sẽ phát huy hiệu quả tốt nhất khi có sự đóng góp ý tưởng quan điểm của các thành viên. Vì vậy cần chủ động lắng nghe, khuyến khích mọi cá nhân trong đội nhóm nêu lên ý kiến, trình bày quan điểm, trao đổi thảo luận.
Có sự góp ý xây dựng từ các thành viên sẽ giúp đội nhóm đi đến những lựa chọn tốt nhất, giúp đem lại hiệu quả cao trong công việc. Bên cạnh đó với cương vị là người quản lý nhóm bạn cũng nên tiên phong trong vấn đề này để các thành viên trong đội nhóm noi theo, biết cách lắng nghe và tôn trọng ý kiến của nhau để có thể phối hợp và làm việc ăn ý hơn.
4. Đánh giá công bằng để xây dựng đội nhóm hiệu quả
Để nâng xây dựng đội nhóm hiệu quả bạn cũng cần đảm bảo sự công bằng trong cách đánh giá kết quả nói chung và đánh giá thành viên nói riêng. Mọi nhận định đưa ra cần dựa trên cơ sở thực tiễn khách quan, diễn đạt khéo léo để tạo sự đồng thuận, tránh những ý kiến trái chiều, bất bình trong đội nhóm.
Khi đưa ra lựa chọn bản kế hoạch, bạn nên giải thích lý do, lợi ích, sự phù hợp của phương án đó để các thành viên còn lại cảm thấy “tâm phục khẩu phục”. Tương tự, việc thưởng phạt cho các thành viên cũng cần đảm bảo tính khách quan, công bằng, tuân thủ đúng quy định của nhóm, phòng ban hoặc công ty trước đó để đảm bảo có được sự đồng thuận của mọi người.
5. Động viên và Khen thưởng giúp xây dựng đội nhóm hiệu quả
Nên có những chính sách động viên và khen thưởng để khuyến khích nhân viên nỗ lực hơn trong công việc. Căn bản của việc động viên thường là trao quyền hay nói cách khác là khuyến khích, tăng cường sự tham gia của các cá nhân vào đội nhóm, bao gồm trao đi 4 yếu tố thông tin, kiến thức, quyền lực, và khen thưởng.
Động viên và khen thưởng giúp tăng cường sự tham gia của mỗi cá nhân vào trong công việc của đội nhóm, góp phần làm tăng sự gắn kết của họ với tổ chức. Động viên, khen thưởng làm cho các thành viên thích thú với công việc và thỏa mãn với môi trường làm việc, từ đó nhiệt tình đóng góp để hoàn thành các mục tiêu. Điều này sẽ dẫn đến sự động viên cao và kết quả công việc của tổ chức sẽ tốt hơn.
Bên cạnh việc trao quyền thông qua 4 yếu tố trên, các nhà quản lý nhóm còn cần khéo léo thể hiện sự tin tưởng, ghi nhận, ủng hộ các thành viên trong đội nhóm để họ có thêm động lực làm việc hiệu quả hơn.
Ví dụ như “Tôi tin tưởng bạn có thể làm tốt việc này.’’ hay “Cảm ơn những đóng góp của bạn, công ty luôn ghi nhận điều này.” cũng chính là nguồn động viên rất hiệu quả đó.
Và cuối cùng đừng quên thể hiện sự trân trọng các cá nhân trong đội nhóm, tổ chức bằng cách có những chính sách đãi ngộ thật hợp lý như: Bố trí quầy pantry, trang trí không gian làm việc, cung cấp giải pháp yoga văn phòng giúp tăng cường sức khỏe thể chất và tinh thần, sắp xếp những buổi trò chuyện gắn kết nhân sự,....
Tham khảo:
- Gợi ý những phần quà tặng cho nhân viên nữ đơn giản, ý nghĩa
- Yoga doanh nghiệp - liều thuốc cho môi trường làm việc
Trên đây là 5 nguyên tắc giúp các nhà quản lý có thể xây dựng hội nhóm hiệu quả, làm việc một cách hài hòa và đạt chất lượng đầu ra tốt nhất. Hy vọng chúng tôi có thể mang lại nguồn tham khảo cho đội nhóm tổ chức của bạn.
